Du bist Trainer / Co-Trainer bei uns im Verein? Oder Du möchtest bei uns Trainer / Co-Trainer engagieren? Hier fassen wir alle wichtigen Informationen rund um Prozesse, Anforderungen und Ansprechpartner zusammen.
Grundlagen
Ziel dieser Seite ist es die wichtigsten Regeln und Rahmenbedingungen zusammen zu fassen, welche eingehalten werden müssen, damit Trainer und Co-Trainer zu ihrer verdienten Vergütung kommen und der Verein den gesetzlichen und steuerlichen Anforderungen gerecht wird.
Um den Anforderungen gerecht zu werden, ist es zwingend notwendig, dass jede Trainertätigkeit im Verein angemeldet ist – dabei ist es irrelevant, ob die Trainertätigkeit vergütet wird oder nicht. Diese Anmeldung erfolgt über die Traineranmeldung. Welche ergänzenden Unterlagen darüber hinaus notwendig sind, kann direkt mit den Ansprechpartnern im Verein abgestimmt werden.
Ansprechpartner
Die Koordination erfolgt zentral über zwei Ansprechpartner im Verein.
| Mats Regenbogen (Sportliche Leitung) | Katrin Biedenkopf (Finanzen) |
|---|---|
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| – Mannschaftsplanung – Trainingsplanung – Weiterbildung (Lizenzen, etc.) | – Unterlagen Management – Abrechnung |
| Email: trainer@bergstedt-hockey.de Handy 0177-6771150 | Email finanzen@bergstedt-hockey.de Handy 0151-20617175 |
Die Anmeldung als Co-Trainer läuft zentral bei Mats zusammen. Ergänzend dazu erfolgt die Abstimmung, welche Unterlagen in welcher Form wie eingereicht werden müssen, zentral über Katrin.
Wichtig: lasst uns lieber einmal mehr miteinander sprechen als am Ende zu wenig. Viele Unterlagen sind in Umfang und Form nicht immer selbsterklärend. Deshalb geht bei Fragen lieber auf Katrin zu.
Alle hauptamtlichen Trainer im Verein kennen diese Übersicht und können auch einzelne Fragen beantworten. Verbindliche Absprachen sind aber ausschließlich über Mats und Katrin möglich.
Vergütung
Die übliche Vergütung erfolgt im Rahmen der ehrenamtlichen Übungsleiterpauschale. Sportliche Qualifikationen zur Verbesserung der Trainingsqualität finden dabei Berücksichtigung. Wichtig: Eine Abrechnung erfolgt ab einem Umfang von mindestens 3 abzurechnenden Stunden.
| Vergütungsstufe | Vergütung |
|---|---|
| Basis-Vergütung | 6,00 € / Stunde |
| C-Vorbereitung | 9,50 € / Stunde |
| C-Lizenz | 12,00 € / Stunde |
| B-Lizenz | 13,50 € / Stunde |
Eine Betreuung bei Turnieren wird nicht auf Stundenbasis vergütet sondern gemäß nachfolgender Pauschalen.
| Lizenz | 1 Tag | 2 Tage |
|---|---|---|
| Ohne Lizenz | 35,00 € | 70,00 € |
| Mit Lizenz | 50,00 € | 100,00 € |
Ein Drittel der Vergütung bei Turnieren wird direkt durch die Mannschaft übernommen. Zwei Drittel der Vergütung trägt der Verein im Rahmen der Abrechnung der Aufwandsentschädigung.
Trainer-Anmeldung
Jede Trainingstätigkeit (vergütet oder unvergütet) muss im Verein bekannt und dokumentiert sein. Dazu dient die Trainer-Anmeldung als Auftakt. Ziel dieser Anmeldung ist die Schaffung einer Grundlage für die weiterführende Kommunikation und Abrechnung. Das Formular kann online ausgefüllt und direkt versendet werden. Eine Unterschrift dieses Formulars ist nicht notwendig.
Mindest-Unterlagen ergänzend zur Trainer-Anmeldung
Ehrenkodex
Der Ehrenkodex kommuniziert die persönlichen Rechte und Grenzen sowie Werte und Normen in einem humanen und fairen Umgang miteinander. Das Formular kann online ausgefüllt und ausgedruckt werden. Der Ausdruck ist im Original zu unterschreiben und im Clubhaus abzugeben.
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Verpflichtung auf das Datengeheimnis
Erklärung zur Einhaltung und Wahrung des Datengeheimnis im Zusammenhang mit allen personenbezogenen Daten.
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Bestätigung zur Aufwandsentschädigung
Vereine dürfen ehrenamtliche Helfer für ihren geleisteten Zeit- und Arbeitsaufwand steuerfrei entschädigen. Diese Möglichkeit nutzen wir als Verein über den Übungsleiterfreibetrag mit maximal 3.000 Euro pro Jahr und Person.
Damit diese Abrechnung erfolgen kann, ist zwingend eine Erklärung für jedes Jahr zu unterschreiben. Das Formular kann online ausgefüllt und ausgedruckt werden. Der Ausdruck ist im Original zu unterschreiben und im Clubhaus abzugeben.
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Führungszeugnis
Aufgrund der Umsetzung des § 72 a SGB VIII müssen alle Personen ab 14 Jahre, die im Verein Kinder und Jugendliche beaufsichtigen und trainieren oder einen vergleichbaren Kontakt haben, dem Verein ein erweitertes Führungszeugnis vorlegen. Dieses Führungszeugnis ist kostenfrei beantragbar!
Zur kostenfreien Beantragung ist eine Bestätigung durch den Verein notwendig, dass das Führungszeugnis zur Ausübung eines Ehrenamtes benötigt wird. Diese Bestätigung muss im Original durch den Verein unterschrieben sein und kann daher nicht digital zur Verfügung gestellt werden. Die nötigen Vordrucke liegen im Clubhaus aus.
Das Führungszeugnis ist nach Ausstellung vorzulegen und darf zum Zeitpunkt der Vorlage nicht älter als 3 Monate sein.
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Trainerheft
Das Trainerheft dient zur Dokumentation der geleisteten Stunden und damit als entscheidende Abrechnungsgrundlage. Die Dokumentation erfolgt im Vier-Augen-Prinzip, d.h. dass jede eingetragene und abzurechnende Trainingseinheit durch den verantwortlichen Haupttrainer abzuzeichnen ist. Nicht abgezeichnete Stunden werden nicht abgerechnet! Das Trainingsheft ist ein Abrechnungsinstrument und kein Kommunikationsmedium. Jegliche Botschaften wie neue Bankverbindungen, neue Telefonnummern, Rückfragen zur Abrechnung sind ausschließlich via Email zu adressieren.
Um eine effiziente Abrechnung zu ermöglichen und gleichzeitig Missverständnisse zu vermeiden, haltet Euch bitte an folgende Vorgaben:
- Bitte nutzt immer eine vollständig leere Zeile für neue abzurechnende EInträge.
- Bitte füllt die Zeile vollständig und leserlich aus. Gibt es Korrekturbedarf, streicht bitte den zu korrigierenden Eintrag und nutzt eine neue Zeile.
- Nur abgezeichnete Einträge können abgerechnet werden.
- Bitte nutzt für EInträge ausschließlich Kugelschreiber. Bitte verzichtet auf Filzstifte.
- Die abzurechnenden Stunden sind als Dezimalwerte in 15-MInuten-Schritten einzugeben. Das bedeutet konkret:
| 15 MInuten | 0,25 (Stunden) |
| 30 Minuten | 0,50 (Stunden) |
| 45 MInuten | 0,75 (Stunden) |
| 1 Stunde | 1,00 (Stunden) |
| 1 Stunde 15 Minuten | 1,25 (Stunden) |
| 1 Stunde 30 Minuten | 1,50 (Stunden) |
| 1 Stunde 45 Minuten | 1,75 (Stunden) |
| 2 Stunden | 2,00 (Stunden) |
Besonderheit einer geringfügigen Beschäftigung (Mini-Job):
Anders als bei der Aufwandsentschädigung ist im Rahmen einer geringfügig beschäftigten Vergütung zu dokumentieren, dass der gesetzliche Mindestlohn in Höhe von 9,60 Euro eingehalten wird. Dies erfolgt über die Dokumentation von geleisteten Stunden auf Stundenzetteln.
Diese Stundenzettel müssen bis zum 15. des Folgemonats im Vereinsheim vorliegen. Das Formular kann online ausgefüllt und ausgedruckt werden. Der Ausdruck ist im Original zu unterschreiben und im Clubhaus abzugeben.
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Seit dem 1. Januar 2013 unterliegen Arbeitnehmer, die eine geringfügig entlohnte Beschäftigung (450-Euro-Minijob) ausüben, grundsätzlich der Versicherungs- und vollen Beitragspflicht in der gesetzlichen Rentenversicherung.
Ist die Versicherungspflicht nicht gewollt, kann sich der Arbeitnehmer von ihr befreien lassen. Dies ist mit diesem Formular möglich.
Lizenzen
Wir honorieren das Engagement für den Verein und die Verbesserung der Trainingsqualität über eine höhere Vergütung. Wichtig: der Nachweis über einen absolvierten C-Trainer-Basislehrgang (Teilnahmebescheinigung) oder eine erreichte Lizenz muss zwingend eingereicht werden. Ohne die Vorlage dieser Nachweise ist eine Vergütung zum höheren Stundensatz nicht möglich. Eine rückwirkende Nach-Vergütung zum höheren Stundensatz auf Grund eines nicht eingereichten Nachweises erfolgt nicht!
Was passiert bei fehlenden Unterlagen?
Regeln sollen das Miteinander im Trainingsbetriebs vereinfachen und eine ordnungsgemäße Abrechnung ermöglich. Daher ist es zwingend notwendig, dass die Vorgaben eingehalten werden. EIne Abrechnung kann unter gewissen Umständen sonst nicht erfolgen. Dies sind:
- Fehlende Anmeldung: Eine Abrechnung von geleisteten Trainingsstunden, ohne das eine Anmeldung vorliegt, erfolgt grundsätzlich nicht – auch nicht rückwirkend.
- Fehlende Unterlagen: Eine Abrechnung von geleisteten Trainingsstunden, welche älter als 2 Monate sind und auf Grund fehlender Unterlagen nicht abgerechnet werden können, erfolgt nicht – auch nicht rückwirkend.
- Fehlende Lizenz: Eine rückwirkende Erhöhung der Vergütung auf Grund einer nicht angezeigten und eingereichten Lizenz erfolgt nicht.
Whatsapp-Gruppe zur direkten Trainerkommunikation
Um eine übergreifende Kommunikation zwischen allen Co-Trainern und allen hauptamtlichen Trainern zu ermöglichen, nutzen wir eine Whatsapp-Gruppe. Dies ermöglicht z.B. kurzfristige Abstimmungen für Vertretungen. Bitte geht auf Eure hauptamtlichen Trainer zu, um in diese Gruppe aufgenommen zu werden.
